見えている事実を書く
ひび、欠け、染み、引っかき傷、緩んだ蝶番、表面仕上げの摩耗など、目で確認できる状態を書きます。誰に責任があるかを決めつけたり、確認できない原因を書いたりしないようにします。
場所が分かるようにメモする
部屋名、壁や床などの面、近くの目印を記し、写真内の正確な位置にピンを置きます。1枚の写真に複数の傷や不具合が写っている場合は、番号付きのピンが便利です。
大きさと明るさが伝わる 写真を加える
周囲との位置関係が分かる写真を1枚撮り、さらに状態が見える距離まで近づいた写真も撮ります。大きさを伝える必要がある場合は、傷や汚れを隠さないように、大きさの分かる身近な物を添えます。
後からの修正が分かる形で 残す
メモを修正する必要がある場合は、正しい写真と撮影情報を残したまま文言を更新します。明確に観察できた内容を、根拠のない強い表現に置き換えないようにします。